Aanvragen via je contactformulier: een bewaartermijn kiezen, vastleggen en oude aanvragen opruimen

Je contactformulier doet wat het moet doen. Mensen laten hun naam, e-mailadres en telefoonnummer achter, en vaak een paar zinnen over waarom ze je contacteren. Een deel wordt klant. Een ander deel hoor je nooit meer. En al die berichten staan nog in je mailbox, soms al jaren. Hoe lang hou je die bij, en wat doe je met de rest? Dit artikel helpt je een termijn kiezen die bij je praktijk past, die op papier zetten en je oude aanvragen opruimen.

Wat de Gegevensbeschermingsautoriteit je aanreikt

In België is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) de instantie die erop toeziet dat de grondbeginselen van gegevensbescherming correct worden nageleefd. Op haar professionele startpagina vind je geen vast aantal dagen of maanden voor aanvragen via een contactformulier. Wel verwijst ze naar een aparte rubriek voor kleine en middelgrote ondernemingen, een toolbox en een onderdeel "Eerste hulp AVG".

Daar begin je best. Twijfel je na het lezen nog over je eigen situatie, dan kun je via de knop "Informatie aanvragen" op dezelfde pagina een vraag stellen aan de GBA zelf. Over je eigen geval heeft zij het laatste woord.

Werk je als therapeut, logopedist, kinesist of diëtist? Dan schrijven mensen soms al iets over hun gezondheid in dat eerste bericht. De GBA behandelt "gevoelige gegevens" als een apart thema op haar site. Lees dat thema na voor je een termijn kiest, en vraag je beroepsvereniging hoe zij ermee omgaat.

Een termijn kiezen die bij je praktijk past

Niet elke aanvraag is dezelfde. Deel ze eerst op in drie soorten.

De aanvraag wordt een klant of cliënt. Dan hoort het bericht in het dossier thuis en haal je het uit je mailbox. Welke termijn je voor dossiers hanteert, vraag je na bij je beroepsvereniging of je boekhouder.

De aanvraag kreeg een antwoord, maar er kwam geen vervolg. Dit is de grootste groep. Vraag je af waarom je zo'n bericht nog zou willen hebben. Misschien mailt iemand later terug en wil je weten wat er eerder gezegd is. Dat is een redelijke reden, maar ze geldt niet eindeloos. Kies een periode waarin een vervolg nog logisch is, en laat het daarna los.

Spam en berichten die niets met je werk te maken hebben. Die verwijder je meteen.

Kies voor de tweede groep één termijn en hou die eenvoudig. Een termijn die je moet opzoeken, pas je niet toe. Een termijn die je kunt onthouden, wel.

Een praktische reden om niet alles te bewaren: wat er niet meer staat, kan ook niet uitlekken. De GBA heeft in haar portaal een apart onderdeel om een gegevensinbreuk te melden en te beheren. Hoe minder oude aanvragen er rondslingeren, hoe kleiner wat je in zo'n geval moet nagaan.

De termijn vastleggen

Een termijn die alleen in je hoofd zit, verdwijnt bij de eerste drukke week. Zet hem daarom op twee plaatsen.

In een kort intern document. Een halve pagina volstaat: welke gegevens het formulier vraagt, waar die terechtkomen, hoe lang je ze bewaart en wie ze verwijdert. Werk je met een collega of een secretariaat, dan weet iedereen zo wat de afspraak is.

In je privacyverklaring, als je dat wilt. Dan kan wie het formulier invult er nalezen hoe lang je het bericht bijhoudt. Zet een link naar die verklaring vlak bij de verzendknop, zodat niemand moet zoeken.

Zet daarna een vaste herinnering in je agenda. Eén keer per maand of per kwartaal, een kwartier. Zo wordt opruimen een vaste gewoonte.

Wat je met oude aanvragen doet

Een aanvraag staat zelden op één plek. Loop ze allemaal na.

• Je mailbox. Het formulier stuurt meestal een kopie naar je e-mail. Zoek op het onderwerp dat je formulier meegeeft en verwijder wat ouder is dan je termijn. Vergeet de map met verwijderde items niet.
• De formuliertool of je website. Veel formulieren bewaren elke inzending ook in het beheerpaneel van je site. Kijk of je daar een automatische verwijdering kunt instellen.
• Je telefoon en notities. Een nummer dat je even overnam om terug te bellen, staat misschien nog in je contacten.
• Back-ups. Ga na hoe lang je reservekopieën bewaard blijven, zodat je weet wanneer oude berichten ook daar verdwijnen.

Wordt een aanvraag een klant, verplaats het bericht dan naar het dossier en verwijder het uit de mailbox. Zo staat het op één plek, onder de termijn die je voor dossiers hanteert.

Wat je nu kunt doen

1. Lees op de site van de GBA de rubriek voor kleine en middelgrote ondernemingen en "Eerste hulp AVG". Werk je met gezondheidsinformatie, lees dan ook het thema gevoelige gegevens.
2. Kies één bewaartermijn voor aanvragen zonder vervolg en schrijf die op een halve pagina, samen met waar de gegevens terechtkomen.
3. Vermeld de termijn in je privacyverklaring als je dat wilt, en zet een link ernaar bij de verzendknop van je formulier.
4. Plan een terugkerend kwartier in je agenda en ruim mailbox, formuliertool en telefoon op volgens je termijn.

Wil je dit ook voor je eigen praktijk? Plan een gratis kennismaking: een halfuur, vrijblijvend.