Een nieuwsbrief starten: wat je over toestemming en uitschrijven nagaat voor je eerste mail vertrekt

Je wilt een nieuwsbrief beginnen. Een paar keer per jaar iets nuttigs uit je vakgebied, naar mensen die je praktijk kennen. Misschien ligt er al een adresbestand klaar: mensen die ooit het contactformulier invulden, deelnemers aan een workshop, contacten uit je agenda. Dan duikt de vraag op: mag ik die mensen zomaar mailen, en wat moet er geregeld zijn voor ik op verzenden klik?

Dit artikel zet op een rij welke vragen je best eerst beantwoordt, en waar je de regel zelf naleest: bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Juridisch advies voor jouw situatie is het niet.

Waar je de regel naleest

De GBA omschrijft haar opdracht zo: ervoor zorgen dat de grondbeginselen van gegevensbescherming correct nageleefd worden. Op haar pagina voor professionals staan een paar ingangen die voor een nieuwsbrief van belang zijn.

• Direct marketing. Een van de vaak geraadpleegde thema's. Dat is de eerste pagina om te lezen voor je een mailing opzet.
• Kleine en middelgrote ondernemingen. Een apart luik voor kmo's.
• Eerste hulp AVG en de Toolbox. Twee ingangen op dezelfde pagina.
• Cookies. Staat het inschrijfformulier op je eigen site, dan is het goed om ook dit thema te bekijken.

Lees die pagina's zelf. Een samenvatting uit de tweede hand, ook deze, vervangt de bron niet.

Toestemming: vier vragen voor je eerste mail

Voor je één adres in je nieuwsbriefprogramma zet, beantwoord je deze vragen. Schrijf de antwoorden op. Dat dwingt je om concreet te zijn.

Waar komt elk adres vandaan? Deel je bestand op in groepen: inschrijvingen via je site, deelnemers aan een sessie, mensen die je ooit een vraag stuurden. Elke groep kan een ander antwoord krijgen.

Wat zagen die mensen toen ze hun adres gaven? Stond er dat er een nieuwsbrief zou volgen? Of gaven ze hun adres alleen om een afspraak te maken? Dat verschil weegt.

Kun je het later aantonen? Bewaar de tekst van je inschrijfformulier zoals die op dat moment online stond. Noteer per inschrijving de datum en de weg waarlangs ze binnenkwam. Een goed nieuwsbriefprogramma houdt dat vaak voor je bij.

Zegt de lijst zelf iets over iemand? Werk je als therapeut, logopedist of diëtist, dan kan het feit dat iemand op je lijst staat al iets vertellen. De GBA heeft een apart thema over gevoelige gegevens. Lees het, en wees zuinig met wat je bewaart.

Twijfel je over een groep adressen, laat die groep dan voorlopig buiten de lijst. Je kunt die mensen later altijd uitnodigen om zich zelf in te schrijven.

Uitschrijven: even makkelijk als inschrijven

Welke regels voor jouw mailing gelden, lees je bij de GBA onder het thema Direct marketing. Praktisch komt het hierop neer: iemand die weg wil, moet weg kunnen zonder moeite.

• Zet onderaan elke nieuwsbrief een duidelijke link om je uit te schrijven. Geen kleine grijze letters.
• Vraag geen wachtwoord en geen reden. Eén klik, één bevestiging.
• Schrijft iemand je gewoon terug met de vraag om te stoppen, verwerk dat dan zelf, meteen.
• Zorg dat een uitgeschreven adres niet opnieuw op je lijst belandt wanneer je later een oud bestand importeert.

Noem in elke mail ook wie je bent en waarom de lezer die mail krijgt. Eén zin volstaat: je ontvangt dit omdat je je inschreef via de website van de praktijk.

Als er iets misloopt of je twijfelt

Een klassieke fout: een mail naar al je contacten met alle adressen zichtbaar in het veld voor kopieën. Dan heeft iedereen ieders adres. Gebruik daarom een nieuwsbriefprogramma, of minstens het veld voor blinde kopieën.

Gebeurt het toch, kijk dan bij de GBA. Op haar pagina voor professionals staat dat je een gegevensinbreuk kunt melden en beheren via het GBA-portaal. Of jouw geval gemeld moet worden, lees je daar na, of vraag je aan iemand die je situatie kent.

Voor algemene vragen heeft de GBA een actie om informatie aan te vragen. Voor een antwoord op maat contacteer je een jurist of je beroepsvereniging.

Wat je nu kunt doen

1. Maak een overzicht van je adresgroepen. Per groep: herkomst, wat de mensen te zien kregen, en of je dat kunt aantonen.
2. Lees bij de GBA het thema Direct marketing en het luik voor kmo's. Noteer wat voor jouw praktijk geldt en wat je nog moet navragen.
3. Pas je inschrijfformulier en je mailsjabloon aan. Een heldere zin over wat mensen krijgen, een bewaarde versie van het formulier, en een uitschrijflink in elke mail.
4. Vraag na waar je twijfelt. Via de informatieaanvraag van de GBA, of bij een jurist of je beroepsvereniging.

Wil je dit ook voor je eigen praktijk? Plan een gratis kennismaking: een halfuur, vrijblijvend.