Cookiebeleid voor je praktijksite: noodzakelijke opslag, statistieken met toestemming en wat je beter weglaat

Je praktijk heeft een website. Een paar pagina's, een contactformulier, misschien een kaartje met de route. Onderaan hoort een link naar een cookiebeleid, en daar loop je vast. Wat moet erin? Heb je een banner nodig? En wat als je niet precies weet wat je site allemaal bijhoudt?

Hoe minder je site opslaat, hoe korter en eerlijker je cookiebeleid wordt. Dit artikel helpt je in drie stappen: nagaan wat er is, schrappen wat niet nodig is, en beschrijven wat overblijft.

Begin bij wat je site echt opslaat

Je cookiebeleid gaat over jouw site. Dus begin je met een lijst.

Ga na welke onderdelen op je site staan:

• het contactformulier en eventuele bescherming tegen spam;
• een ingesloten kaart of routeplanner;
• ingesloten video's;
• knoppen of vensters van sociale media;
• lettertypes of scripts die van een andere server komen;
• een hulpmiddel dat bezoekers telt.

Elk van die onderdelen kan iets opslaan in de browser van je bezoeker. Vraag je webbouwer of je hostingpartij om een overzicht van wat de site plaatst en waarom. Je kunt ook zelf kijken: in de ontwikkelaarshulpmiddelen van je browser zie je per pagina welke cookies en andere opslag er verschijnen.

Noteer per item drie dingen: wie het plaatst, waarvoor het dient en hoe lang het blijft staan. Die lijst wordt straks de kern van je beleid.

Drie soorten opslag: noodzakelijk, statistieken en de rest

Als je lijst klaar is, deel je ze op in drie groepen.

Noodzakelijke opslag. Dingen zonder welke je site niet werkt zoals bedoeld. Denk aan een formulier dat kan worden verzonden, of een taalkeuze die je site onthoudt.

Statistieken. Een hulpmiddel dat telt hoeveel mensen je site bezoeken en welke pagina's ze lezen.

De rest. Alles wat een andere partij plaatst omdat je haar inhoud op je site insluit: kaarten, video's, knoppen van sociale media, advertentiecode.

Welke van die groepen vooraf toestemming van je bezoeker vraagt en hoe die toestemming eruit moet zien, lees je na bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Die heeft op haar site een apart thema over cookies. De GBA ziet erop toe dat de grondbeginselen van gegevensbescherming correct worden nageleefd. Twijfel je of een bepaald onderdeel noodzakelijk is of niet, neem dan haar uitleg als vertrekpunt.

Wat je weglaat

Hier win je de meeste tijd. Elk onderdeel dat je schrapt, hoef je in je beleid ook niet meer uit te leggen.

Een paar vragen die helpen:

• Kijk je echt naar je statistieken? Open je ze nooit, dan zijn ze vooral iets om in je beleid te beschrijven. Haal ze weg. Gebruik je ze wel, leg dan vast welk hulpmiddel het is, wat het meet en hoe je bezoeker toestemming geeft of weigert.
• Heeft de kaart een ingesloten venster nodig? Een adres in tekst met een gewone link naar een routeplanner werkt even goed. Je bezoeker kiest dan zelf of hij die andere site opent.
• Moet de video op je site draaien? Je kunt ook een stilstaande afbeelding tonen met een link naar de video.
• Wat doen de knoppen van sociale media? Een gewone tekstlink naar je pagina doet hetzelfde, zonder dat er bij elk bezoek iets wordt geladen.

Na dit schrapwerk is je lijst korter. Blijft alleen noodzakelijke opslag over, dan past je cookiebeleid op een pagina van een paar alinea's.

Een cookiebeleid dat een mens kan lezen

Schrijf je beleid voor de persoon die je site bezoekt. Een heldere indeling:

1. Wat we opslaan. Je lijst, per soort, in gewone woorden.
2. Waarom. Eén zin per item.
3. Hoe lang. De bewaarduur zoals je ze in je lijst hebt genoteerd.
4. Wie het plaatst. Je eigen site of een andere partij, bij naam.
5. Hoe je je keuze wijzigt. Waar je bezoeker toestemming kan intrekken of geven, als er iets is waarvoor toestemming nodig is.
6. Contact. Hoe iemand je met een vraag bereikt.

Verwijs vanuit je cookiebeleid naar je privacyverklaring, en omgekeerd. Zo vindt je bezoeker alles terug zonder dat je dezelfde uitleg twee keer schrijft.

Werk het beleid ook bij. Komt er een nieuw onderdeel op je site, dan hoort het ook in je lijst en op je pagina. Een cookiebeleid dat niet meer klopt met wat je site doet, beschrijft een andere site dan de jouwe.

Voor wie verder wil lezen, heeft de GBA naast het thema over cookies ook een onderdeel voor kleine en middelgrote ondernemingen, een toolbox en een rubriek Eerste hulp AVG. Wat daar staat, is de algemene regel. Voor je eigen situatie raadpleeg je best een jurist of een beroepsbeoefenaar die gegevensbescherming kent.

Wat je nu kunt doen

1. Maak je lijst. Vraag je webbouwer of hostingpartij welke cookies en andere opslag je site plaatst, en noteer per item wie, waarom en hoe lang.
2. Schrap wat je niet gebruikt. Vervang ingesloten kaarten, video's en knoppen van sociale media door gewone links, en haal statistieken weg als je er niet naar kijkt.
3. Lees het thema Cookies bij de GBA. Ga na welke van je overgebleven onderdelen toestemming vragen. Twijfel je, gebruik dan de rubriek Informatie aanvragen op de site van de GBA of contacteer een jurist.
4. Schrijf de pagina en plan een herziening. Volg de indeling hierboven en kijk je beleid na telkens als er iets aan je site verandert.

Wil je dit ook voor je eigen praktijk? Plan een gratis kennismaking: een halfuur, vrijblijvend.